Trucos del correo Outlook/Hotmail: funciones para dominar el correo electrónico de Microsoft

Trucos del correo OutlookHotmail funciones para dominar el correo electrónico de Microsoft
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Para los usuarios que desean dominar el correo Outlook 365, es posible señalar una serie de trucos y funciones propias de este email, que están dirigidas a facilitar la realización de ciertas acciones, tanto simples como complejas. Ya sea con el propósito de enviar un mensaje o configurar las opciones de privacidad a fin de proteger su seguridad. Cabe resaltar que, cada propuesta cuenta con un procedimiento sencillo de seguir.

Outlook forma parte de un paquete de programas de ofimática, conocido como Microsoft Office 365. Es un software que brinda numerosas novedades respecto al servicio de email, entre estos un conjunto de trucos y funciones, a las cuales se puede acceder mediante diferentes apartados y combinaciones de teclas. Algunas de estas opciones están indicadas para añadir una firma personal, bloquear una dirección de correo o crear grupos de contactos.

Habilitar la opción “Elementos rápidos”

Trucos del correo outlook 365. Habilitar la opción “Elementos rápidos”
Al habilitar la opción “Elementos rápidos”, podrás contar con un mensaje predeterminado a fin de dar inicio a los correos electrónicos, ya se trate de una frase corta o larga. Para realizarlo, es imprescindible redactar la locución a emplear y seleccionarla completamente haciendo uso del mouse. Luego, deberás teclear “Alt + F3”, lo que abrirá una nueva ventana de almacenamiento dirigida a guardar dicha expresión. Finalmente se da clic en “Aceptar”.

Ahora bien, cuando la persona vaya a redactar un nuevo correo electrónico y quiera añadir un mensaje predeterminado, tendrá que ir a “Insertar” y presionar el apartado “Texto”, donde podrá escoger “Elementos rápidos”. En la misma, es conveniente pulsar “Autotexto” y elegir la frase creada para anexarla en el email.

Exportar un email como PDF

Trucos del correo outlook 365. Exportar un email como PDF
Es factible exportar un email como PDF, lo cual ayuda al individuo a obtener archivos adecuados para su impresión. Se ejecuta al teclear “Ctrl + P”, teniendo el correo electrónico a convertir abierto, acción que mostrará una ventana. En la misma, es fundamental seleccionar como opción de impresión “Microsoft Print to PDF”. Una vez hecho, será necesario presionar “Imprimir” a fin de guardar dicho documento.

Combinaciones de teclado

Trucos del correo outlook 365. Combinaciones de teclado
Una ventaja del software Microsoft Outlook 365, es que se puede acceder a diversas funciones con facilidad al usar diferentes combinaciones de teclado. Entre estos atajos se encuentran los siguientes:

  • "Alt+W": para pasar al siguiente correo.
  • "Alt+S": se emplea con el objetivo de enviar un mensaje.
  • "Alt+R": puede responder a todos los contactos.
  • "Ctrl+M": dirige al usuario a la sección orientada a responder y recibir elementos.
  • "Ctrl+R": facilita las acciones indicadas a contestar.
  • "Ctrl+D": ayuda al individuo a eliminar un correo electrónico seleccionado.
  • "Ctrl+U": permite ingresar a una nueva ventana para redactar un email.

Implementar respuestas automáticas

Trucos del correo outlook 365. Implementar respuestas automáticas
Implementar respuestas automáticas es una excelente alternativa para aquellos que desean un suplente, el cual conteste sus correos cuando no se encuentren disponibles. Esto se puede lograr a través de “Archivo”, presionando “Información” y seleccionando la opción “Respuestas automáticas”.

En la misma, será conveniente marcar la casilla “Enviar respuestas automáticas” y configurar la hora o fecha en que dicha función estará activa, al pulsar el apartado “Enviar solo durante este intervalo de tiempo”.

Usar la lectura en voz alta

Trucos del correo outlook 365. Usar la lectura en voz alta
Usar la lectura en voz alta, facilita en gran medida la navegación por diferentes correos electrónicos. Se puede habilitar al ingresar a “Inicio” y dar clic en la sección “Leer en voz alta”, la cual se caracteriza por sombrear las partes en la que se va leyendo. Esto con el objetivo de indicar al usuario en qué zona del texto va.

Crear carpetas

Trucos del correo outlook 365. Crear carpetas
Al crear carpetas es posible dividir, organizar y encontrar con mayor facilidad un correo electrónico. Para hacerlo se debe seleccionar el menú “Carpeta” y presionar “Nueva carpeta”, donde tendrás la oportunidad de establecerle un nombre, ubicación y el tipo de archivos a guardar. También al momento de hallar emails no leídos se puede ejecutar la pestaña “Nueva carpeta de búsqueda”.

Enviar SMS

Trucos del correo outlook 365. Enviar SMS
Una función interesante de Microsoft Outlook, es que permite enviar SMS desde la misma ventana indicada para la redacción de correos electrónicos. Se puede efectuar al añadir el número telefónico que recibirá el texto, en la sección correspondiente al remitente. Luego, será conveniente colocar el email perteneciente a la empresa de la línea telefónica.

Configurar la cinta de opciones y barra de herramientas

Trucos del correo outlook 365. Configurar la cinta de opciones y barra de herramientas
Una forma idónea de tener a mano diferentes funciones de Outlook, es configurando la cinta de opciones y barra de herramientas. Por lo tanto, será indispensable dirigirse a “Archivo” y escoger “Opciones”. Posteriormente, deberás dar clic en la sección “Personalizar cinta de opciones” o “Barra de herramienta de acceso rápido”, para realizar la modificación de su preferencia. Una vez hecho, tendrás que pulsar “Aceptar”.

Activar el cifrado de correos electrónicos

Trucos del correo outlook 365. Activar el cifrado de correos electrónicos
Es viable incrementar la protección y seguridad de un email, al activar el cifrado de correos electrónicos. Para lograrlo, será necesario dirigirse a “Archivo”, pulsar “Opciones” y seleccionar la sección “Centro de confianza”, donde se encuentra la función “Seguridad del correo electrónico”. Al ingresar a la misma se pueden añadir firmas digitales, contraseñas u otras opciones a fin de proteger un mensaje.

Acceder al sistema de limpieza

Trucos del correo outlook 365. Acceder al sistema de limpiezaAl acceder al sistema de limpieza, será posible desocupar gran parte de los emails que no son importantes en la bandeja de entrada, ahorrando espacio. Esto se hace mediante el menú “Inicio”, presionando la opción “Limpiar” y eligiendo las carpetas, mensajes o subcarpetas a borrar. Una vez realizado se mostrará un aviso donde tendrás que confirmar dicha acción.

Ahora bien, también se puede hacer clic en “Configuración” en lugar de “Limpiar”, con el objetivo de obtener mejores resultados al elegir a qué carpeta van los elementos eliminados. Por lo tanto, una vez en esta, será necesario presionar “Correo” y pulsar “Limpieza de conversación”.

Agregar notas

Trucos del correo outlook 365. Agregar notas
A modo de recordatorios
, es posible agregar notas en Outlook 365, las cuales brindan un gran espacio destinado a la escritura de párrafos o frases cortas, que se pueden tener a la mano al instante. Para activar esta característica se debe teclear: "Ctrl + Shift + N", que ejecutará rápidamente esta opción.

Usar la función “Reglas”

Trucos del correo outlook 365. Usar la función “Reglas”
Usar la función “Reglas” ayuda a agregar una serie de comandos, a fin de realizar ciertos procesos con mayor facilidad dentro de Outlook. Es posible ingresar a esta característica al presionar “Inicio”, escoger “Mover” y pulsar el apartado “Reglas”. Una vez hecho, se desglosarán numerosas opciones, donde deberás dar clic en “Crear regla”, con el propósito de desarrollar un comando propio.

Crear grupos de contactos

Trucos del correo outlook 365. Crear grupos de contactos
Crear grupos de contactos es una buena manera de reunir usuarios con facilidad, para enviar un único mensaje a todos. Esto será factible al presionar “Contactos”, cuyo ícono se ubica en la barra de herramientas inferior. Posteriormente, hay que seleccionar “Inicio” y pulsar “Nuevo grupo de contactos”, lo que mostrará una ventana de configuración. En esta, haz clic en “Agregar integrantes”, con el fin de posicionarse en el apartado “Desde los contactos de Outlook”.

Filtrar emails

Trucos del correo outlook 365. Filtrar emails
Filtrar emails permite encontrar rápidamente un elemento de esta clase perdido en la bandeja de entrada. Esta opción, se puede activar al ubicarse en “Inicio”, presionar el apartado “Buscar” y seleccionar “Filtrar correo electrónico”. Al hacerlo, encontrarás diferentes filtros que aplicar, destinados a ubicar mensajes con datos adjuntos, clasificados por categorías, no leídos, entre otros.

Aplicar un seguimiento a correos importantes

Trucos del correo outlook 365. Aplicar un seguimiento a correos importantes
Para estar al tanto de mensajes específicos
, es posible aplicar un seguimiento a los correos importantes. De esta forma, podrás recibir notificaciones sobre los mismos. Esto se habilita al hacer clic derecho en el email de importancia y presionar la opción “Seguimiento”. En la misma, será necesario elegir si los anuncios llegarán “Hoy”, “Mañana”, “Esta semana”, “La próxima semana” o “Sin fecha”. A su vez, hay opciones para “Personalizar” o “Agregar aviso”.

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Bloquear a un remitente

Trucos del correo outlook 365. Bloquear a un remitente
Bloquear a un remitente, es una alternativa drástica a la cual recurrir cuando se reciben emails incómodos o no deseados. Para ingresar a esta función, debes acceder a “Inicio”, escoger el ícono correspondiente a “Prohibido” y presionar el apartado “Opciones para el correo electrónico no deseado”. Seguidamente, da clic en “Remitentes bloqueados” y pulsa “Agregar”, con la finalidad de añadir la dirección del usuario a bloquear. Una vez hecho, elija “Aceptar”.

Limpiar carpetas para borrar correos redundantes

Trucos del correo outlook 365. Limpiar carpetas para borrar correos redundantes
En ocasiones, es posible encontrar numerosos mensajes repetidos en la bandeja de entrada, por lo que es necesario acudir a un truco para limpiar las carpetas, con el objetivo de borrar correos redundantes. El mismo, se puede realizar a través de la pestaña “Carpeta”, optando por el botón “Limpiar” y seleccionando “Limpiar carpeta”. Posteriormente, aparecerán dos opciones, ya sea con el propósito de eliminar únicamente las carpetas o todo el conjunto con las subcarpetas.

Programar correos

Trucos del correo outlook 365. Programar correos
Programar correos es una excelente manera de reemplazar al usuario, ya que ayuda a organizar la entrega de emails en un momento determinado. Para activar esta función, es fundamental redactar el mensaje a enviar al destinatario y dirigirse a la pestaña “Opciones”. Luego, habrá que ubicar la sección “Retrasar entrega”, en el que surgirá una ventana orientada a que el individuo añada la fecha, hora y horario en que vence el envío. Una vez hecho, presiona “Cerrar”.

Importar datos del correo al ordenador

Trucos del correo outlook 365. Importar datos del correo al ordenador
Importar datos del correo al ordenador facilita el almacenamiento de información, con el propósito de incrementar la seguridad, como si se tratase de una copia de seguridad. Para hacerlo, se debe ingresar a “Archivo”, ubicar la pestaña “Abrir y exportar” a fin de seleccionar el apartado “Importar o exportar”. En este, será indispensable escoger la ubicación en el computador en la cual los datos se almacenarán.

Usar los “Pasos rápidos”

rucos del correo outlook 365. Usar los “Pasos rápidos”
Usar los “Pasos rápidos” permite realizar una serie de funciones con rapidez al momento de enviar un correo, actuando como un tipo de atajo. Para encontrar esta característica, hay que ubicarse en “Inicio”, presionar “Pasos rápidos” y escoger las acciones a ejecutar, entre las cuales se encuentra: mover un email a otra carpeta, enviar directamente al jefe, eliminar mensajes originales o entregar una respuesta.

Categorización de correos por colores

Trucos del correo outlook 365. Categorización de correos por colores
La categorización de correos por colores está indicada para fomentar la organización, así como el fácil acceso a los mismos. Se puede ejecutar al hacer clic derecho sobre el mensaje a clasificar, donde se aconseja elegir la opción “Categorizar” y seleccionar el color a usar, el cual ayudará al individuo a diferenciar dicho elemento de otros.

Proteger su privacidad

Trucos del correo outlook 365. Proteger su privacidad
La mayoría de los programas se encargan de tomar ciertos datos del usuario, con el fin de brindar la ejecución exitosa de los procesos. Sin embargo, si deseas verificar qué información maneja Outlook y desactivar dicha función, accede a “Archivo” y cliquea la pestaña “Opciones”. Aparecerá una ventana con diferentes apartados, donde deberás presionar “General” y elegir “Configuración de privacidad”.

En esta sección se hallan numerosas divisiones previstas para cada clase de información, las cuales dan las razones por las que se toman dichos datos. Si es de su preferencia, puedes desactivar la extracción de estos informes y luego pulsar “Aceptar”.

Ingresar a la versión gratuita

Trucos del correo outlook 365. Ingresar a la versión gratuita
Una excelente alternativa para usar este servicio de correo electrónico, es ingresando a la versión gratuita y online de Outlook. Esto debido a que el paquete de Microsoft Office 365 se encuentra disponible por un precio de USD 6,99$ anuales. Además, vale la pena señalar que presenta ciertas características y trucos limitados, aunque permite enviar y recibir emails satisfactoriamente.

Agregar tareas

Trucos del correo outlook 365. Agregar tareas
Al agregar tareas, el individuo podrá organizar sus propósitos o actividades diarias a realizar. Para usar esta función, se debe hacer clic en los tres puntos paralelos que se alojan en la barra de herramientas inferior. Posteriormente, tendrás que presionar la pestaña “Nueva tarea”, la cual mostrará una ventana con diferentes secciones. Esto a fin de configurar la fecha de inicio o vencimiento, así como su estado. Culminado este proceso, pulsa “Guardar”.

Acceder al calendario para agendar una cita

Trucos del correo outlook 365. Acceder a calendario para agendar una cita
El calendario cuenta con herramientas destinadas a agendar una cita y diferentes tipos de eventos, tanto laborales como no. Esto se puede lograr al ingresar a calendario, ubicado en la barra de herramientas inferior. Posteriormente, es necesario elegir la fecha en que tendrá lugar el acontecimiento y dar clic derecho en el mismo.

Así, aparecerá una lista de apartados, en la que se necesitará seleccionar la opción “Nueva cita”. Sin embargo, es factible optar por alternativas de índole laboral, entre estas: “Nueva reunión periódica”, “Nuevo evento periódico”, “Nueva cita periódica”, “Nueva convocatoria de reunión” y “Nuevo evento Todo el día”.

Enviar calendarios y otros elementos de Outlook

Trucos del correo outlook 365. Enviar calendarios y otros elementos de Outlook
Al momento de redactar un email, se pueden enviar calendarios y otros elementos propios de Outlook, ya sea pertenecientes al paquete de ofimática de Microsoft o propios de este servicio. Para lograrlo, diríjase a “Insertar” antes de enviar un correo electrónico y haga clic en “Elemento de Outlook”. Ahora bien, si deseas anexar documentos, selecciona “Adjuntar archivo”.

Delegar acceso a otros usuarios a Outlook

Trucos del correo outlook 365. Delegar acceso a otros usuarios a Outlook
Existe una herramienta dirigida a delegar acceso a otros usuarios a Outlook, por lo que pondrá realizar una serie de funciones dentro de un correo electrónico ajeno, ya sea para recibir emails o actualizar utilidades. Se accede a la misma mediante “Archivo”, donde será conveniente presionar “Configuración de la cuenta” y seleccionar “Delegar acceso”. Una vez en esta opción, hay que añadir al individuo encargado de esta acción.

Agrupar correos

Trucos del correo outlook 365. Agrupar correos

Agrupar correos ayuda a reunir diferentes clases de mensajes en un mismo conjunto, siendo de ayuda en la organización de emails. Esta función se encuentra en el apartado “Vista”, donde será necesario marcar la casilla correspondiente a “Mostrar mensajes en conversaciones”. Una vez hecho, se debe elegir si se ejecutará en una carpeta o en todo el buzón de entrada. Por lo general, es recomendable escoger “Esta carpeta” para mejor clasificación.

Añadir una firma personal

Trucos del correo outlook 365. Añadir un firma personal
Añadir una firma personal, permite crear un sello propio con el cual culminar cada email. Para agregarla, hay que dirigirse a “Nuevo correo electrónico” y ubicarse en la pestaña “Mensaje”, con el fin de seleccionar “Firma”. Seguidamente, surgirá una nueva ventana, donde será imprescindible posicionarse en la sección “Nueva”, con el propósito de redactar la firma a usar. Por último, presiona “Aceptar”.

Ingresar a las “Fuentes RSS”

Trucos del correo outlook 365. Ingresar a las “Fuentes RSS”
Al ingresar a las “Fuentes RSS”, será posible leer noticias y otra serie de notas similares pertenecientes a páginas web dedicadas, que actúan como clientes de Microsoft. Para acceder a esta herramienta y añadir sitios hay que seleccionar el botón “Fuentes RSS”, el cual se encuentra en la columna de funciones ubicadas en la izquierda. Posteriormente, se da clic derecho con el objetivo de pulsar la opción “Agregar una nueva fuente RSS”.

Los trucos para dominar un correo electrónico Outlook, son excelentes opciones que hacen más fácil la navegación por el servicio. Asimismo, ayudan a descubrir nuevas funciones en la ejecución y gestión de actividades.

Categorias: Outlook (Hotmail)
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