Zoom: qué es, características y cuáles son sus ventajas y desventajas

Zoom Cloud Meeting o simplimente Zoom es una plataforma que ofrece servicios de videollamadas a través de internet por medio de dispositivos móviles u ordenadores. Su sistema funciona por medio de la nube y permite realizar videoconferencias, salas de chat, llamadas de audio y grabar dichas sesiones mientras se llevan a cabo. Además, Zoom se encuentra disponible para diferentes sistemas operativos de PC y teléfonos inteligentes.

Esta aplicación ha sido diseñada especialmente para el uso empresarial, ya que sus salas pueden albergar un gran número de usuarios de forma simultánea y ofrece diferentes herramientas que facilitan el control de las reuniones. De esta manera, es posible compartir archivos digitales de cualquier tipo en tiempo real con el resto de los usuarios, algo que permite llevar a cabo reuniones de forma virtual.

Zoom cuenta con una versión gratuita que puede ser usada por cualquier persona, sin embargo, también ofrece una serie de servicios adicionales a modo de subscripción por los que una empresa o grupo de usuarios puede pagar.

¿Para qué sirve?

El principal uso de Zoom viene dado por las empresas o grupos de personas que necesitan llevar a cabo videoconferencias dónde es necesaria la participación de un gran número de usuarios al mismo tiempo (hablamos de hasta 1000 espectadores al mismo tiempo), algo que no es posible en plataformas similares como Skype. Además, dados los distintos planes que ofrece Zoom Video Communications, esta aplicación es ideal para llevar a cabo reuniones en las cuales es necesario compartir material digital con el resto de los usuarios.

Más allá del uso empresarial, Zoom funciona como una alternativa atractiva para realizar videollamadas, llamadas o comunicarse vía chat con otras personas de manera efectiva y en tiempo real. Esto se debe a que brinda la posibilidad de chatear de manera personal con cualquier usuario y en caso de ser necesario, añadir nuevos participantes a la conversación.

Características

A continuación se reseñan las principales características de Zoom Video Communications:

• Se trata de una aplicación de uso gratuita que cuenta con una serie de planes de pago que extienden sus funcionalidades.
• Funciona como un medio de comunicación a través de internet.
• Permite llevar a cabo sesiones de chat, llamada y videollamada.
• En cuanto a las videoconferencias, permite la participación de hasta 500 personas y hasta 1000 espectadores.
• Brinda herramientas como el uso de pantalla compartida, un recurso útil para exposiciones, seminarios y conferencias.

Cómo funciona

Zoom tiene diferentes funcionalidades según el plan elegido por los usuarios. En términos generales, funciona como una plataforma de streaming apoyada en la nube que permite realizar videollamadas en tiempo real, donde la principal diferencia reside en el hecho de que Zoom permite guardar las conferencias o conversaciones que se llevan a cabo en él. En las siguientes líneas se resaltan a detalle las principales funcionalidades de Zoom:

Grabación de reuniones

Una de las principales diferencias y ventajas que ofrece Zoom frente a otras plataformas similares, es la posibilidad de grabar las conferencias llevadas a cabo. Esto permite reproducirlas el número de veces que un usuario desea, lo que resulta útil en gran medida para tomar apuntes, recordar detalles y otros fines.

Programación de conferencias

Permite programar reuniones a futuro. Para ello, a través de la plataforma es posible elegir una hora y fecha, seleccionar un título y generar un enlace que podrá ser compartido con los participantes que serán invitados. Una vez llegue el momento, los participantes recibirán una notificación a modo de recordatorio.

Pizarrón virtual

Una función sumamente útil de Zoom, es la opción de crear una pizarra virtual que puede ser compartida en pantalla con el resto de los usuarios participantes. Esto permite escribir, dibujar o llevar a cabo explicaciones de manera más sencilla y cómoda.

Pantalla y webcam en simultáneo

Es posible transmitir la pantalla mientras al mismo tiempo, se transmite el vídeo captado por a webcam. Así, se pueden dar explicaciones o aclarar dudas mientras el resto de los participantes puede ver al emisor.

Pestaña de chat

Además de las videoconferencias, es posible tener una sesión de chat de forma paralela a la incursión en video. Esto permite responder inquietudes o hablar de manera privada con uno de los usuarios participantes.

Uso del calendario

Zoom integra el uso de plataformas como Outlook o el calendario de Google, lo que permite recibir notificaciones relacionados a reuniones o videoconferencias por medio de estas cuentas.

Fondo virtual

Se trata de una funcionalidad bastante útil que permite crear un fondo digital detrás del usuario grabado por la webcam. Esto ayuda dar una mejor presentación al resto de los participantes, lo que resulta ideal para entrevistas o videoconferencias de alcance profesional.

Transmisiones en directo

Los planes Premium de Zoom permiten realizar transmisiones en directo a través de plataformas como YouTube o Facebook Live.

Administración de usuarios

Tanto los anfitriones como los participantes de una videoconferencia tienen la posibilidad de gestionar los usuarios que participan en una conferencia. En el caso del anfitrión, este puede ser capaz de designar a otros usuarios como anfitriones, quienes pueden expulsar, chatear o intervenir de manera directa con el resto de los participantes. Igualmente, cualquier persona que esté dentro de una conferencia puede activar o desactivar el video o audio de su webcam en el momento que lo desee.

Planes

A continuación se muestran los diferentes planes que ofrece Zoom según el plan elegido por el usuario:

Zoom libre

Se trata de la versión gratuita de Zoom Video Communications, la cual permite realizar conversaciones vía chat de manera ilimitada. Sin embargo, las conferencias grupales se ven limitadas a un lapso de 40 minutos y permiten un número máximo de 100 participantes. Además de esto, dichas conferencias no pueden ser grabadas.

Zoom Profesional

Este plan se encuentra disponible por una tarifa mensual de 14,99$ y extiende el límite de tiempo de las reuniones grupales a un lapso de tiempo de 24 horas. Además, ofrece herramientas de uso empresarial que permiten crear identificadores para cada uno de los participantes de una conferencia. Igualmente, ofrece la posibilidad de grabar las sesiones de videoconferencia en un dispositivo o en la nube.

Zoom Business

Se trata de un plan que cuenta con los mismos beneficios de Zoom Profesional, sin embargo, en este caso se elimina el límite de tiempo. Tiene un costo de 19,99$ por usuario al mes y permite crear una URL dedicada a las conferencias de una empresa. Igualmente, ofrece transcripciones para las reuniones que se almacenan en la nube y cuenta con servicio de atención al cliente.

Zoom Enterprise

Se trata de un plan destinado a empresas con gran número de empleados, su precio mensual es de 19,99$ por usuario y permite almacenar las grabaciones de videoconferencias de forma ilimitada en la nube.

Complementos

Zoom cuenta con diferentes complementos que permite extender su uso hasta cuentas de Outlook, Gmail e incluso navegadores. A continuación se describen cuáles son:

Complemento para Outlook

Zoom cuenta con un complemento para Outlook, la plataforma de correo electrónico de Microsoft. Así, es posible descargar dicho complemento de manera gratuita, lo que permite añadir un botón de Zoom dentro de la interfaz de Outlook. Dicho botón permite acceder de manera directa a la aplicación o simplemente programar una reunión y notificar a otros usuarios por medio de un correo electrónico.

Complemento para Outlook

Extensión para navegador

Zoom cuenta con extensiones para los navegadores Google Chrome y Firefox, lo que permite programar conferencias, acceder a videoconferencias o iniciar la aplicación de manera directa. Además, permite integrar Zoom a Google Calendar, lo que posibilita establecer notificaciones para futuras reuniones.

Extensión para Firefox:

Extensión para Chrome:

Plataformas

Zoom cuenta con versiones para computadoras de escritorio y dispositivos móviles.

Dispositivos móviles

La aplicación de Zoom está disponible para iOS y Android, lo que permite instalar su app en teléfonos inteligentes que cuenten con alguno de estos dos sistemas operativos. Por medio de esta versión, es posible iniciar sesión o crear una cuenta utilizando cuentas de Facebook, Google o SSO. Además, brinda todas las funcionalidades básicas de Zoom, considerando además la posibilidad de realizar videoconferencias mediante el uso de la cámara frontal. Igualmente, la versión de Zoom para móviles permite grabar las sesiones en la nube.

Zoom para iOS:

Complemento para uso compartido iPhone/iPad: https://zoom.us/client/latest/ZoomInstallerFull.exe

Zoom para Android:

PC

La versión de escritorio de Zoom se encuentra a disposición de usuarios de macOS y Windows, a través de esta versión se pueden acceder a todas las funcionalidades habituales y Premium de la plataforma, además de permitir la creación de encuestas, grabar las conferencias en el disco duro y realizar transmisiones en directo vía YouTube o Facebook.

Zoom para Windows:

Zoom para macOS:

Historia

Zoom fue creado por el ingeniero Eric Yuan en 2011 en colaboración con WebEx. Dos años más tarde, a inicios de 2013, la plataforma empezó a ofrecer su servicio a través de internet y cinco meses más tarde contaba más de un millón de usuarios activos. Durante esos años, se realizaron distintas asociaciones y se integraron nuevas tecnologías a la plataforma, lo que permitió desarrollar un software que podría ser lanzado para diferentes sistemas operativos de PC y contar con funcionalidades más completas que estaban orientadas al uso empresarial.

Para el primer trimestre del 2014 se lanzaron versiones compatibles con teléfonos móvil de sistema operativo iOS y a mitad de año, Zoom contaba con 10 millones de usuarios. De esta manera, poco a poco la nueva plataforma empezaba a convertirse en una alternativa atractiva a otros medios como Skype o Google Hangouts.

Desde entonces, Zoom no ha dejado de crecer y expandir sus funcionalidades. De esta manera, ha pasado de permitir las videoconferencias en grupos de un máximo de 10 personas, a permitir la asistencia de hasta 1000 usuarios de manera simultánea para una sola sesión.

A pesar de esto, la historia de Zoom ha estado repleta de controversia y polémica, ya que las políticas de seguridad no implementadas desde su desarrollo hasta la actualidad no resultan del todo confiable. Esto ha causado la prohibición de su uso en organizaciones de defensa y empresas privadas de naciones como China, Reino Unido, Alemania, Australia y Estados Unidos.

Ventajas y desventajas

Gracias a sus múltiples ventajas, Zoom se ha convertido en una de las plataformas de videoconferencias más populares de la actualidad. No obstante, también padece de importantes desventajas que cualquier usuario debe evaluar antes de optar por esta aplicación. A continuación se señalan las ventajas y desventajas de Zoom:

Ventajas

• Como herramienta de videoconferencias, cuenta con un soporte sumamente estable de conexión, lo que brinda la posibilidad de realizar videoconferencias con un gran número de personas con una calidad de video en alta definición y sin cortes.
• La versión de escritorio y de móvil cuenta con una interfaz sumamente cómoda e intuitiva de utilizar.
• Permite compartir archivos con los usuarios presentes en una conferencia de forma sencilla.
• Brinda la posibilidad de añadir hasta 1000 usuarios a una sola sesión, algo que muy pocas plataformas son capaces de permitir.
• Cuenta con una versión gratuita que no resulta tan restrictiva como se podría pensar.
• Permite compartir pantalla, algo sumamente útil para realizar explicaciones en tiempo real.
• Al ser una aplicación con planes de pago, cuenta con un soporte técnico especializado.
• Las funcionalidades Premium están enfocadas en el soporte empresarial, por lo que puede resultar de gran ayuda para los planes de negocio de empresas de cualquier tamaño.

Desventajas

• A pesar de contar con una versión gratuita, las verdaderas funciones de la aplicación están reservadas para las versiones de pago, los cuales pueden resultar bastante costosos.
• Pese a su éxito en la actualidad, no es una plataforma tan conocida como otros medios como Skype o Google Hangouts.
• Se trata de una aplicación que funciona a través de internet, por lo que es necesario tener una conexión estable para tener una videoconferencia.
• A pesar de tener un modo de uso bastante intuitivo, puede resultar confuso para personas que no estén totalmente adaptadas por completo al uso de computadores o este tipo de tecnologías.
• Las controversias que ha causado en los últimos años, así como la prohibición que se le ha dado a su uso en muchos países dan indicios importantes de los riesgos de seguridad que implican el uso de Zoom.