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Microsoft Teams

Microsoft Teams es una plataforma colaborativa que une diferentes aplicaciones y servicios de Microsoft en un solo lugar. Por medio de Microsoft Teams, es posible desarrollar proyectos de forma colaborativa entre distintos usuarios, cuestión que resulta posible por medio de todas las herramientas enfocadas a este fin y que son puestas a disposición en una sola plataforma.

Microsoft Teams es un “todo en uno” que permite un amplio número de posibilidades. Desde generar documentos y compartirlos con el resto del grupo mientras éste se aloja en OneDrive, hasta la posibilidad de modificarlos de forma colaborativa y almacenar los cambios de forma automática. Además, funciones útiles como el chat instantáneo por medio de aplicaciones como Skype for Business. Incluso, es posible añadir apps externas a la misma plataforma de tal manera que los miembros del equipo puedan hacer uso de las mismas.

Este servicio fue lanzado al mundo en 2017 y desde entonces, no ha parado de crecer y convertirse en una de las plataformas líderes en el campo de trabajo empresarial. Su éxito se debe en gran medida a las diferentes actualizaciones y nuevas funciones que Microsoft va añadiendo a su servicio. Para el año 2020, Microsoft Teams registra una cifra de 44 millones de usuarios.

Cómo funciona

Microsoft Teams funciona como una herramienta de trabajo a través de la cual se pueden organizar proyectos en equipo y brindar herramientas de uso colaborativo al entorno virtual utilizado por los miembros. Así, al momento de iniciar un proyecto, es posible crear unidades de negocio, equipos de trabajo, grupos colaborativos y otros módulos en los que los usuarios responsables, tendrán acceso a unas u otras funciones de la plataforma. De la misma manera, la comunicación entre usuarios puede llevarse a cabo por medio de salas de chat grupales que funcionan a modo de “canal” para administrar o laborar las diferentes etapas de un proyecto.

Los equipos de trabajo también tienen otras herramientas para mantenerse enfocados en lograr sus objetivos designados. Para ello, se pueden crear diferentes salas de chat (canales) para un mismo grupo de trabajo, donde según sea la finalidad de cada canal, permite discutir temas separados y mantener enfocadas las finalidades de cada etapa del proyecto.

En términos generales, todas las funciones de Microsoft Teams son sencillas de utilizar y brindan una experiencia cómoda por medio de aplicaciones conocidas, las cuales se utilizan a través de dispositivos como PC o teléfonos móviles. De esta manera, Teams es una plataforma versátil y flexible para sus usuarios.

Cómo usar

Utilizar Microsoft Teams no es tan complicado como muchos podrían pensar. Para iniciarse en la plataforma y aprender cómo desenvolverse en esta aplicación, basta con crearse una cuenta y empezar a familiarizarse con sus distintas funcionalidades. A continuación se plantean los primeros pasos para usar Microsoft Teams.

  1. Es posible utilizar Microsoft Teams desde distintos dispositivos. Para tener Teams en una PC o en un dispositivo móvil, se debe descargar la aplicación desde la página oficial de Microsoft.
  2. Tras elegir la versión deseada de Microsoft Teams, se debe pulsar el botón “Descargar Teams” y esperar a que finalice la descargar del archivo .exe.
  3. Una vez finalizada la descarga de la aplicación, simplemente será necesario ejecutar el instalador y completar la instalación del programa. Dicha instalación resulta igual a la de cualquier programa, por lo que basta con aceptar los términos y condiciones, seleccionar la ubicación en la que se alojarán los archivos del programa y concretar la instalación.
  4. Tras instalarse la app de Microsoft Teams, se podrá acceder a la aplicación a través del acceso directo generado en el escritorio.
  5. Para acceder a Microsoft Teams, es necesario darse de alta en la plataforma. Para ello, basta con registrarse en Microsoft Teams desde microsoft.com. Si ya tienes una cuenta en Microsoft (una cuenta de correo Outlook.com / Hotmail servirá), no es necesario que crees otra cuenta.
  6. Una vez creada la cuenta, se puede iniciar sesión en Microsoft Teams desde la versión de escritorio descargada o desde el navegador.
  7. Tras iniciar sesión en la aplicación, ya se puede empezar a gestionar la plataforma, añadir nuevos usuarios al equipo de trabajo, crear salas de chat, añadir aplicaciones de terceros al entorno y más.

Utilidades

Son muchas las funcionalidades de Microsoft Teams que se ponen a disposición de los usuarios al momento de planificar casi cualquier tipo de proyecto y gestionar todo lo relacionado al mismo. Estas funciones vienen dadas por diferentes aplicaciones y herramientas integradas a la plataforma. A continuación se reseñan cuáles son las más importantes:

Reuniones

Una parte importante del trabajo empresarial se basa en las reuniones entre miembros de equipos, por eso, Microsoft Teams cuenta con Skype Empresarial integrado a su plataforma y brinda todos sus beneficios a los usuarios de Teams. En ese sentido, gracias a esta herramienta se pueden crear canales, subir archivos, planificar reuniones, designar roles y por supuesto, realizar videoconferencias en grupo.

Chat de Microsoft Teams

El chat de Microsoft Teams funciona de manera similar a Skype, permitiendo generar canales grupales para la conversación colectiva o conversaciones individuales. Asimismo, es posible añadir bots a los chats, algo que permite organizar las salas, resolver problemas de forma rápida y más.

Cada vez que se crea un equipo de trabajo, se habilita un chat colectivo que contiene a todos los usuarios del equipo. Tras esto, es posible darle un nombre personalizado al canal, designar roles a cada usuario conformante, vincular un calendario al chat y añadir documentos u otros tipos de archivo.

Canales

Los canales son diferentes tipos de salas de chat que se pueden crear dentro de un mismo grupo de trabajo. La intención de los canales, es contar con hilos de conversación independientes que permiten conversar o tratar diferentes objetivos de forma paralela y de esa manera, tener un mejor control de la información.

Apps externas

Microsoft Teams cuenta con un tablero en el cual es posible añadir diferentes fichas con aplicaciones externas a la plataforma que pueden resultar útiles para los fines de un proyecto. En este sentido, la libertad que ofrece la plataforma es mucha. Así, por ejemplo, se puede añadir una lista de tareas de Trello, integrar una tabla de Excel, un documento de Word, etc.

Gestión de miembros

Los propietarios de cada equipo de Microsoft Teams pueden gestionar la lista de miembros que forman parte del mismo. Así, por medio de un mismo panel, es posible añadir miembros, designar roles, configurar y personalizar diferentes elementos del grupo y más.

Ventajas y desventajas

Microsoft Teams se ha convertido en una de las mejores plataformas en su estilo, algo logrado a partir de sus múltiples utilidades. No obstante, existen algunas desventajas en el uso de este servicio que es necesario conocer. Para conocer este contraste y decidir si Microsoft Teams se ajusta a las necesidades de una empresa, es necesario considerar cuáles son sus ventajas y desventajas más importantes.

Ventajas

  • Se trata de una plataforma versátil que permite vincular la cuenta de un usuario con diferentes dispositivos como PC, Laptops, tablets y teléfonos inteligentes.
  • Cuenta con la posibilidad de utilizar salas de chat cómodas, intuitivas y fáciles de usar que permiten llevar el control de todas las actividades.
  • Gracias a la integración de Skype empresarial, Microsoft Teams brinda todas las ventajas de este servicio, lo que permite disfrutar de videoconferencias y llamadas de voz en todo momento.
  • Gracias a Planner, una aplicación integrada a Teams, se pueden planificar tareas y marcar objetivos en un calendario al que todo el equipo de trabajo tiene acceso.
  • Microsoft Teams ofrece la posibilidad de añadir aplicaciones de terceros a su plataforma. Esto permite a sus usuarios la posibilidad de utilizar medios como Twitter, Trello, RSS, Yammer y muchas más.
  • Es posible crear y editar todo tipo de documentos y archivos de forma colectiva a través de aplicaciones de Microsoft Office.
  • Los archivos almacenados en la plataforma hacen uso de OneDrive, la nube de almacenamiento de Microsoft.
  • Microsoft Teams está completamente vinculado con Office 365.
  • Cuenta con un plan gratuito que brinda un buen número de herramientas a sus usuarios.

Desventajas

  • Dado que se trata de una plataforma que permite el trabajo remoto entre diferentes usuarios, es indispensable contar con conexión a internet.
  • A diferencia de otros servicios como Yammer, Microsoft Teams no permite crear equipos de trabajo con más de 300 usuarios.
  • Como ocurre en este tipo de plataformas, es necesario pagar para contar con el 100% de sus funciones.
  • A pesar de su creciente popularidad, aún no está tan difundido como otros softwares colaborativos como Slack, por lo que es posible que muchos usuarios aún no logren adaptarse a su entorno.
  • No cuenta con una interfaz tan fácil de usar como la de otras plataformas de este tipo.

Alternativas

Además de Microsoft Teams, existen otras plataformas similares que permiten crear proyectos de forma colaborativa. En el siguiente listado se reseñan cuáles son las principales alternativas a Microsoft Teams que existe hoy en día:

Slack

Posiblemente, Slack sea la herramienta de trabajo colaborativo más famosa en la actualidad. Fue lanzada en 2013 y desde entonces, se ha convertido en una de las plataformas de este tipo más usadas en el mundo. A través de Slack, es posible utilizar servicios externos como Google Drive, GitHub, Trello, Heroku y muchos más. Igualmente, permite crear salas de chat, tener conversaciones privadas entre usuarios y realizar listas de tareas.

Spike

Spike es un espacio diferente al de otras alternativas de este tipo, ya que se concentra en ofrecer distintos formatos de mensajería de chat y brinda una alternativa al uso de correos electrónicos empresariales. Esta plataforma permite realizar llamadas de voz, videoconferencias y en su versión gratuita, es una de las aplicaciones más completas de este tipo. Una de las grandes ventajas de Spike, es que es posible invitar usuarios a colaborar sin necesidad de que estos deban crear una cuenta en la plataforma.

Fleep

Fleep funciona como una plataforma en la nube con diferentes funcionalidades para el trabajo conjunto de forma remota. Para utilizar Fleep se necesita configurar un espacio en la nube desde una cuenta de administrador y a partir de allí, formar un espacio de trabajo con las aplicaciones necesarias para lograr los objetivos deseados. Para ello, Fleep cuenta con un amplio número de herramientas y aplicaciones de terceros disponibles. Como es de esperarse, Fleep también cuenta con salas de chat y la posibilidad de disfrutar de mensajería instantánea. Todo esto, sin mencionar las llamadas de voz y videoconferencias.

Rocket.Chat

Se trata de una plataforma similar a Slack diseñada con código abierto. Rocket.Chat es de código abierto y brinda casi todas las funcionalidades de Slack bajo una modalidad gratuita. Por medio de este espacio se pueden realizar todas las tareas habituales que permiten los softwares colaborativos de este tipo, haciendo posible realizar llamadas de voz y de video, crear y administrar salas de chat. Además, son muchas las aplicaciones externas que pueden integrarse al uso de Rocket.Chat, donde destacan algunas como Google Calendar, Trello, Jura, Zapier, Azure Alerts y muchas más.