CC y CCO: Qué son, para qué sirven y cómo se utilizan

El correo electrónico se ha usado durante muchos años. Sin embargo, algunas personas desconocen funciones como el CC y CCO. Por ello, en esta guía se explica qué son, para qué sirven y cómo se utilizan. Aunque vienen ocultos de forma predeterminada en plataformas como Outlook o Gmail, se puede observar un icono para desplegarlos y hacer uso de ellos al momento de agregar el asunto y destinatario de un mensaje.

Si bien la mensajería instantánea ciertamente se usa con mayor frecuencia, el correo electrónico sigue siendo un medio importante para la comunicación formal. Por tal motivo, es necesario mejorar tus habilidades y conocimientos para el uso de esta herramienta. A continuación aprenderás a utilizar CC y CCO, por lo que podrás aprovechar estas características al enviar un correo electrónico.

Qué son y cuál es su significado

Al enviar un mensaje desde tu correo electrónico encontrarás diferentes campos a rellenar para el envío, principalmente el asunto y destinatario pero también CC y CCO. A continuación, el significado de estos términos:

• CC es un acrónimo conformado por las iniciales de la expresión “Copia de Carbón”.
• CCO está compuesto por las siglas de “Copia de Carbón Oculta”.

Ambas funciones se nominan de esta manera, haciendo referencia a una época en la que el papel carbón se utilizaba para hacer una copia de los documentos. Muchas veces el receptor recibía el original y el emisor se quedaba con una copia de seguridad.

Para qué sirven

Cuando redactas un mensaje nuevo desde tu correo electrónico, tendrás la opción de indicar el asunto y los destinatarios del mensaje. Al hacer esto último, verás que dicha sección se indica como “Para” y que en esta se encuentran también las opciones “CC” y “CCO”.

Así pues, estas tres opciones sirven para agregar un destinatario, pero será necesario diferenciar el uso de cada una. Es bien sabido que en el campo principal “Para” se debe ingresar el destinatario principal o receptor del correo. Mientras que “CC” y “CCO” son opciones utilizadas de manera similar al funcionamiento de las antiguas copias de carbón.

CC o Copia de Carbón

La CC o Copia de Carbón, sirve para enviar una copia del mensaje a destinatarios secundarios. Aunque el correo no va dirigido a ellos, se considera que estos usuarios deben poseer una copia del mensaje, ya sea por seguridad, efectividad en la comunicación de una empresa o algún otro motivo.

Estos mismos usuarios recibirán una copia de la respuesta si quien la envía utiliza la opción “Responder a todos”. Además, todos los destinatarios tendrán acceso a la lista de direcciones a las que se haya enviado la copia del mensaje utilizando este medio.

CCO o Copia de Carbón Oculta

La función CCO o Copia de Carbón Oculta se utiliza para compartir una copia privada con algunos usuarios sin que el resto de los destinatarios se entere o tenga acceso a su dirección de correo electrónico. Estas personas no podrán recibir la respuesta al ser emitida.

Cómo se utilizan

Los pasos para utilizar las funciones CC y CCO al enviar un correo electrónico son sumamente sencillos, una vez hayas redactado el mensaje y colocado el asunto, puedes utilizar la siguiente guía paso a paso:

1. Coloca el cursor sobre la barra de “Destinatarios” y pulsa para agregar la dirección de las personas a quienes va dirigido el mensaje.
2. Luego, haz clic sobre los botones “CC” y “CCO” para hacer visible el espacio en donde deberás introducir las direcciones de correo de los usuarios a quienes quieras enviar la copia y/o la copia oculta del mensaje.
3. A finalizar, simplemente deberás oprimir “Enviar” y el mensaje será enviado a los destinatarios correspondientes.

No será necesario activar ambas opciones, ya que en algunos casos puedes querer enviar únicamente copias ocultas usando “CCO”, mientras que en otras preferirás que todos los receptores estén informados acerca de quiénes recibieron el mensaje y harás uso de “CC”.

Cuáles son los usos más comunes

Conocer en qué casos se utilizaría normalmente el CC y el CCO, puede ser de utilidad para comprender cómo utilizarlos adecuadamente. A continuación, una explicación breve de ejemplos en los que se utilizan estas opciones:

• El CC es usado normalmente para propiciar una comunicación transparente entre los miembros de un grupo de trabajo o los colaboradores de un proyecto. Se utiliza al enviar un mensaje que de una manera u otra compete a todos los destinatarios incluidos, pero al no requerir respuesta alguna, cumple una función informativa.
• Por otro lado, el CCO es necesario comúnmente cuando los destinatarios no se conocen y sirve para evitar que su información de contacto se vea expuesta. También puede ser utilizado en los casos en que no es requerido que los usuarios conozcan la respuesta al primer mensaje.

Conocer el significado de CC y CCO, cuáles son sus funcionalidades y cómo utilizarlos puede ser de gran utilidad en el ámbito laboral, ya que facilita la comunicación formal y efectiva entre los miembros de un equipo. Con toda la información que se plantea en esta guía, conseguirás mejorar tus habilidades incluso si ya tienes los conocimientos básicos necesarios para usar el correo electrónico.